Persondatapolitik

Introduktion

For at Promenta A/S skal kunne levere rådgivning til medlemmer og kunder, er det nødvendigt, at foretage behandling af personoplysninger. Vores persondatapolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke Promenta A/S indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til.

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til Promenta A/S ledelse eller til vores persondataansvarlige:

Kontaktoplysninger på persondataansvarlig

Lars Krüger
Tlf.: +45 40 45 70 50
E-mail: lk@promenta.dk

Dataansvarlig

Promenta A/S
Føllevej 5
8410 Rønde
(CVR-nummer: 2680 3462)

Vores behandling af dine personoplysninger

Promenta A/S behandler personoplysninger, som du har udleveret til os med henblik på at modtage rådgivningsydelser.

Typisk drejer det sig om disse personoplysninger:

• Navn, adresse, telefon, e-mail
• Oplysning om dig eller din virksomhed, og andre faglige eller retslige formål
• Oplysninger der kan henføres til dig og/eller din familie

 

Tidsfrister for sletning/opbevaring

Promenta A/S stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans. Dog opbevarer Promenta A/S dem altid i minimum 5 år af hensyn til bogføringsloven.

 

Dine rettigheder efter persondataforordningen

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du en række rettigheder:

• Retten til at modtage oplysning om, hvordan Promenta A/S behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
• Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
• Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
• Retten til at få dine personoplysninger slettet.
• Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
• Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
• Retten til at flytte dine personoplysninger til alternative leverandører (dataportabilitet).

Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til vores persondataansvarlige.

Promenta A/S kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende eller kræver uforholdsmæssig store tekniske foranstaltninger

Promenta A/S vil tilstræbe at rette oplysninger med mindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Når der slettes personoplysninger fra vores tjenester, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere øjeblikkeligt og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer.

Ønsker du at klage over Promenta A/S’s håndtering af personoplysninger kan dette gøres til: www.datatilsynet.dk

 

Videregivelse af oplysninger

Promenta A/S videregiver ikke personlige oplysninger til myndigheder virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Promenta A/S. Undtagelsen er i disse tilfælde:

• Med dit samtykke
  Promenta A/S videregiver kun personlige oplysninger til virksomheder, offentlige myndigheder eller enkeltpersoner uden for Promenta A/S, hvis vi har dit samtykke. Vi kræver aktivt tilvalg af videregivelse af alle personoplysninger.

• Til ekstern databehandling
  Promenta A/S videregiver efter aftale personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores privatlivspolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis vores databehandleraftale.

• Af juridiske årsager
  Promenta A/S videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for Promenta A/S, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:
  • Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
  • Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
  • Registrere, forhindre eller på anden måde beskytter mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
  • Holde Promenta A/S fri fra skade, vores medlemmer eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Promenta A/S kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Promenta A/S kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om landbrug.

 

Informationssikkerhed

Promenta A/S ønsker at sikre medlemmerne mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Promenta A/S har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt i Promenta A/S:

• Antivirus-systemer på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
• Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på Promenta A/S’s vegne.
• Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
• Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.
• Gennemførelse af ovenstående risikovurdering og dokumentation af alle systemer der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i Promenta A/S.

 

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Promenta A/S gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Promenta A/S overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Når vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Promenta A/S samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere.

 

Ændringer

Promenta A/S’s privatlivspolitik kan ændres fra tid til anden. Promenta A/S begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle ændringer af denne privatlivspolitik angives på denne side, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil Promenta A/S gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde (for visse tjenester oplyser vi bl.a. om ændringer via e-mail).